Departamento de Secretaria
O QUE É SER SECRETÁRIO DE IGREJA
" O Secretário da igreja tem um dos importantes cargos
da igreja, de cuja administração apropriada muito
depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos os
outros oficiais da igreja, o secretário é eleito pelo
período de um ou dois anos, segundo for determinado pela
igreja local; mas, devido a importantes funções especializadas
de seu cargo, convém escolher alguém que possa ser
reeleito para repetidos períodos de serviço, a fim
de que haja continuidade no sistema de registros e envio de relatórios."
Manual da Igreja, pág. 59.
A grandeza desta atividade é sentida em todo o seu esplendor
quando o secretário, além de cuidar dos pertences
da secretaria, é o maior responsável pelo programa
de conservação daquilo que é o mais precioso
para a igreja - seus membros, almas por quem Jesus derramou o Seu
próprio sangue. Ao secretário cabe conhecer a todos
e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns
deles não estão partilhando do convívio da
Igreja.
QUALIFICAÇÕES PARA O SECRETÁRIO DE IGREJA
1. Aptidão moral;
2. Aptidão religiosa;
3. Amor ao trabalho e à salvação de almas;
4. Espírito de equipe e unidade;
5. Respeito à obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de
igreja e a todos os membros;
6. Boa Caligrafia;
7. Organização;
SUAS FUNÇÕES CONSISTEM EM:
1. Registrar
2. Informar
3. Administrar
4. Conservar
SUAS RESPONSABILIDADES BÁSICAS CONSISTEM EM:
1. Manter em dia os registros de membros;
2. Providenciar as transferências;
3. Cuidar das atas da Igreja;
UM SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PRECISA:
1. Manter sigilo dos dados, relatórios e atas.
2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram.
3. Recepcionar os membros para conhecê-los melhor.
4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem
na Igreja.
5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos.
6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar.
7. Ser pontual: comissões, casamentos, etc.
8. Não jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar
com o pastor).
Lista dos membros sempre revisadas:
1. O secretário deve zelar para que os registros sejam precisos.
2. Corrigir nomes errados e incompletos.
3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome.
4. Dados gerais da ficha.
5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com a Associação.
6. Pedir ajuda de irmãos que conheçam os membros.
7. Identificar aqueles que não freqüentam e providenciar
para que sejam visitados.
8. Descobrir aqueles que mudaram de residência.
9. Comparar com cartões da Escola Sabatina; os membros que
estão faltando podem estar esfriando na fé e precisam
ser visitados com urgência.
10. Adventistas recém chegados, verificar se desejam solicitar
a carta de transferência da Igreja de origem.
DEVERES E RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO
Abaixo uma relação das responsabilidades que estão
ligadas diretamente ao secretário da Igreja.
1. Conhecer e saber manusear o Manual da Igreja.
2. Buscar todas as informações necessárias
ao desempenho de suas funções junto ao pastor distrital
e na secretaria da Igreja.
3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos na Igreja.
4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profissão
de fé ou por carta de transferência.
5. Registrar exclusões de membros da Igreja: por carta de
transferência, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento.
6. Manter correspondências com secretários de outras
Igrejas (adventistas) a fim de que solicitem a carta de transferência
de membros que ora assistem naquela Igreja.
7. Coordenar o programa de Conservação de forma harmônica,
visando todos os setores da Igreja. (Classe Pós-batismal).
8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com cartões
da Escola Sabatina, verificando quanto das pessoas batizadas ainda
não estão registradas na Escola Sabatina e vice-versa.
9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos,
membros fracos na fé, apáticos, ausentes, fornecendo
à comissão da Igreja uma relação completa
com a situação dos membros.
10. Manter correspondência com os membros ausentes, informando-lhes
sobre as atividades da Igreja.
11. Fazer o GER (Grupo Especial de Revisão) duas vezes ao
ano.
12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo
com o registro da Associação periodicamente.
13. Corresponder-se freqüentemente com a secretaria da Associação
COMISSÃO DA IGREJA
1. Convocar e comunicar com bastante antecedência aos membros
da Comissão da Igreja, informando a data, local e hora da
próxima reunião.
2. Colher com o pastor da Igreja e os responsáveis dos departamentos,
os itens que deverão compor a agenda a ser discutida na comissão.
3. Elaborar em conjunto com o pastor e anciãos, a agenda
a ser discutida na comissão. Esta prévia pode ser
feita algumas horas antes da reunião ou no dia anterior.
4. Preparar então a agenda propriamente dita e fornecer
uma cópia para cada membro da Comissão.
5. Cabe ao secretário informar ao presidente da Comissão
se há quorum suficiente para o início da reunião.
(O quorum mínimo deve ser votado pela Comissão da
Igreja. Manual da Igreja Pág. 85)
6. Apresentar a cada reunião (1º item) da comissão,
a leitura total da Ata anterior para aprovação da
redação.
7. Apresentar a comissão a lista dos afastados, doentes
e fracos na fé para visitação.
8. Informar ao pastor e à Comissão, as censuras de
membros já vencidas para que procurem pelos membros envolvidos
e os notifiquem deste vencimento.
9. Após a comissão da Igreja discutir, avaliar e
estudar seus projetos e recomendá-los à igreja a fim
de que sejam votados ou não. A igreja tem o poder último
de decidir sobre os seus negócios.
10. Elaborar um completo relatório da comissão, contando
o seguinte:
· Tipo de reunião
· Local, mês, dia e hora da reunião.
· Nome dos participantes.
· Quem presidiu.
· Quem orou no início e no final da reunião.
11. Apresentar e propor o relatório, no próximo Sábado,
para a votação juntamente com o pastor ou 1º
ancião.
12. Só após a votação pela igreja,
elaborar a Ata Oficial, constando especificamente cada voto.
13. Enviar comunicados às pessoas atingidas por decisões
na Comissão da Igreja, e se necessário, fixar no quadro
de anúncios tudo o que seja de interesse geral da congregação.
14. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.
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